Ihr Stundensatz als Selbständiger oder Freiberufler für Dienstleistungen

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Ihr Stundensatz als Selbständiger oder Freiberufler für Dienstleistungen (1)

Teil 1: So kalkulieren Sie Ihren angemessenen Stundensatz

Sieben Regeln, die Sie beachten müssen, wenn Sie einen angemessenen Stundensatz kalkulieren wollen

Ob Grafiker, Texter, Fotografen, PR-Berater oder andere – Viele Freiberufler und Selbständige verkaufen sich weit unter Wert. Viel schlimmer: Ihr Stundensatz liegt so niedrig, dass sie bei realistischer Betrachtung damit nicht einmal die laufenden Kosten decken, geschweige denn Rücklagen für auftragsarme Zeiten, Krankheit, Urlaub oder die Altersvorsorge bilden können. „Das zahlt mir doch kein Mensch, das ist zu viel“ höre ich oft, wenn es um einen vernünftigen Stundensatz als Freelancer geht. Aber mal ehrlich: Wollen Sie mit Ihrem Business ein angemessenes Gehalt erzielen oder sich weiterhin auf Hilfsarbeiterniveau bewegen?

Was kostet eine Stunde als Selbständiger im Dienstleistungsgeschäft?

Was aber ist nun der „richtige“ Stundensatz, den Sie an Ihre Kunden verrechnen müssen, um einerseits konkurrenzfähig zu sein und andererseits ein befriedigendes Einkommen zu erzielen? Wohlgemerkt – ein Einkommen, das auch dann Ihren Lebensunterhalt sichert, wenn die Aufträge für eine Weile ausbleiben, Sie krank werden oder auch mal Urlaub machen wollen.

Stundensatz-Regel Nummer 1 für Selbständige und Freiberufler: Ihre Einnahmen müssen höher sein als Ihre Ausgaben!

Es klingt nach einer Selbstverständlichkeit, und doch gibt es nicht wenige Freelancer, deren Einnahmen unter den Ausgaben liegen und die damit ein negatives Ergebnis erzielen. Das fällt nicht immer sofort auf, weil viele Kosten, die man für den Stundensatz eigentlich berücksichtigen müsste, nicht betrachtet werden. Langfristig jedoch rächt sich ein so niedriger Stundensatz, der zwar für Aufträge sorgen kann, Ihnen aber kaum die Butter auf dem Brot bezahlt.

Ihr „Gehalt“ als Selbständiger: Was müssen Sie im Monat verdienen?

Wie hoch müssen Sie also den Stundensatz für Ihre Dienstleistung ansetzen? Wie Ihre Kosten kalkulieren? Und vor allem: Wie legen Sie Ihren Stundensatz im Spannungsfeld der Preisvorstellung Ihrer Kunden, dem Konkurrenzpreis und Ihrer eigenen Selbstkosten fest?

Stundensatz-Regel Nummer 2 für Selbständige und Freiberufler: Ihr Gehalt darf nicht unter dem Durchschnittsgehalt eines Angestellten liegen!

Welches „Gehalt“ Sie monatlich erwerben wollen, müssen Sie letztlich selbst festlegen. Aber Sie stimmen sicherlich mit mir überein, dass Sie mindestens gleichgestellt sein sollten mit dem Durchschnittsverdienst eines Angestellten in Deutschland. Das durchschnittliche Bruttogehalt eines vollbeschäftigten Arbeitnehmers inklusive Sonderzahlungen beläuft sich auf monatlich 3.566 €. Falls Sie mir nicht glauben, überzeugen Sie sich bei DESTATIS, dem statistischen Bundesamt (Fachserie 16, Reihe 2.4.). Die von mir ermittelten 3.566 € pro Monat entsprechen dem Stand 21. Dezember 2012.

Diese Kosten müssen Sie als Freiberufler und Selbständiger für Ihren Stundensatz berücksichtigen

Nun reicht es längst nicht aus, das durchschnittliche Monatseinkommen eines Angestellten durch die Anzahl der üblichen monatlichen Arbeitsstunden zu dividieren, um Ihren Stundensatz zu ermitteln. Denn es sind noch einige zusätzliche Kosten zu berücksichtigen.

Stundensatz-Regel Nummer 3 für Selbständige und Freiberufler: Berücksichtigen Sie die Kosten für die Sozialversicherung!

Der Arbeitgeber eines Angestellten zahlt zum Bruttogehalt von 3.883 € noch den Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherung, also Krankenkasse, Rentenversicherung und Pflegeversicherung, hinzu. Dieser Anteil beläuft sich auf 19,275 Prozent bzw. 748,00 Euro. Für einen korrekten Vergleich zwischen Angestelltengehalt und den Einkünften für Freiberufler oder Selbständige als Basis für einen angemessenen Stundensatz, beläuft sich damit das Bruttogehalt inklusive Arbeitgeberanteil auf 4.631,00 Euro.

Wie viele Arbeitstage hat ein Jahr? Was bedeutet das für Ihren Stundensatz als Freiberufler oder Selbständiger?

Bruttogehalt plus Sozialversicherung, klare Sache: Da muss man nur noch das Ergebnis durch die Anzahl der Arbeitsstunden teilen, dann steht der Stundensatz für Sie als Freelancer oder Selbständiger. 4.253,00 Euro mal 12 (Monate) geteilt durch 365 (Tage geteilt durch 8 (Stunden pro Tag) – voilà, macht 17,48 Euro Stundensatz… Oder doch nicht?

Stundensatz-Regel Nummer 4 für Selbständige und Freiberufler: Sie können nicht 365 Tage im Jahr arbeiten!

Natürlich nicht. Selbstverständlich wissen Sie, dass Sie nicht 365 Tage im Jahr arbeiten können, schließlich gibt es Wochenenden und Feiertage (die viele Freiberufler und Selbständige aber nicht davon abhalten, trotzdem den ganzen Tag im Büro zu hocken und „endlich einmal in Ruhe etwas abzuarbeiten“). Man geht von durchschnittlich 21 Arbeitstagen im Monat aus, tatsächlich sind es aber deutlich weniger. Für Sie als Freelancer oder Selbständiger bedeutet das: Weniger Arbeitstage = weniger produktive Stunden. In Ihrem Stundensatz müssen sich diese Zeiten daher widerspiegeln.
Ermitteln Sie zunächst die Anzahl der Stunden eines Durchschnittsmonats. Von den 365 Kalendertagen eines Jahres werden alle Tage abgezogen, an denen Sie (regulär) nicht arbeiten, also Wochenenden (104 Tage Feiertage (zwischen 9 und 16 Tage Urlaub (25 bis 30 Tage Krankheit (ca. fünf Tage) und Zeiten für Ihre Weiterbildung (ebenfalls fünf Tage). Ungeachtet dessen, ob Sie tatsächlich am Wochenende nicht arbeiten, wirklich Urlaub machen oder überhaupt nie krank werden – für Ihren Stundensatz sollten Sie diese Zeiten auf keinen Fall außer Acht lassen.
Nach Abzug all dieser Tage bleiben pro Jahr schließlich noch 211 und pro Monat im Schnitt 17,6 reguläre Arbeitstage übrig, wie nebenstehende Rechnung zeigt.
Gut, jetzt ist es aber wirklich einfach, Ihren Stundensatz als Freiberufler oder Selbständiger zu ermitteln. 4.253 Euro geteilt durch 17,6 Arbeitstage, das macht 242,47 Euro pro Arbeitstag und bei einem Achtstundentag 30,31 Euro pro Stunde. Fertig! Meinen Sie?
Kosten Tagessatz => 4.631 € : 17,6 Arbeitstage = 264,03 € pro Tag
Kosten Stundensatz => 4.631 € : 17,6 Arbeitstage : 8 Stunden = 33,00 € pro Stunde
(Unnötig zu sagen, dass auf diesen Stundensatz noch 19 % Mehrwertsteuer gerechnet werden, die wir treuhänderisch für den Staat einnehmen und im Monat darauf wieder an das Finanzamt abliefern müssen.)

Welche Kosten fallen an und was bedeutet das für Ihre Stundensatz-Kalkulation als Freiberufler oder Selbständiger?

Jetzt kommen die Kosten ins Spiel. Ein Angestellter geht an seinen Arbeitsplatz in seinem Büro, arbeitet mit einem Computer, der ihm von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt und Bedarfsfall repariert und gewartet wird. Er muss sich nicht um Software und Lizenzen kümmern und keinen Gedanken an die Kosten verschwenden, die sein Arbeitsplatz mit sich bringt. Sie als Freiberufler oder Selbständiger müssen das aber sehr wohl, und das muss sich selbstverständlich auch in Ihrem Stundensatz niederschlagen.

Stundensatz-Regel Nummer 5 für Selbständige und Freiberufler: Ohne Geschäftsausstattung und Grundkosten geht es nicht.

Miete, Heizung, Strom, Büromaterial, Telefonkosten, Reisekosten, Kosten für Weiterbildung, Versicherungen, Beratung und noch das eine oder andere mehr. Hier kommen schnell 1.500 Euro im Monat zusammen. Vielleicht erscheint Ihnen das ein bisschen zu hoch. Aber das macht nichts. Hier geht es um den Rechenweg der Kalkulation zu Ihrem Stundensatz, und der darf natürlich in Ihrem individuellen Fall etwas anders ausfallen.
Die monatlichen Gesamtkosten müssen Sie nun zu Ihrem bereits ermittelten Gehalt hinzuaddieren. Bei 17,6 Arbeitstagen ergibt die Stundensatzkalkulation folgendes:
Kosten Tagessatz => 6.131 € : 17,6 Arbeitstage = 349,54 € netto pro Tag
Kosten Stundensatz => 6.131 € : 17,6 Arbeitstage : 8 Stunden = 43,69 € netto pro Stunde

Wie viele Stunden können Sie produktiv arbeiten? Wie wirkt sich das auf Ihren Stundensatz als Freiberufler oder Selbständiger aus?

Sie ahnen es bereits: In obiger Rechnung ist immer noch nicht alles berücksichtigt. Denn leider ist es für Freiberufler und Selbständige nahezu unmöglich, 100 Prozent der Arbeitszeit als Honorar abzurechnen. Büroorganisation und Buchhaltung, Akquise, Marketing und Vertrieb, all dies sind (neben Urlaub, Krankheit etc., welche wir bei der Errechnung der Arbeitstage berücksichtigt haben) weitere Zeiten, die Sie nicht abrechnen können. Bei der Kalkulation Ihres Stundensatzes als Freiberufler oder Selbständiger dürfen Sie diese aber dennoch nicht außer Acht lassen.

Stundensatz-Regel Nummer 6 für Selbständige und Freiberufler: Denken Sie an die „unproduktiven“ Zeiten!

Von den oben ermittelten Arbeitsstunden (17,6 pro Monat) ist nicht jede eine „produktive Stunde“, so der Fachterminus, die Sie an Ihre Kunden verrechnen (fakturieren) können. „Unproduktive Stunden“ sind diejenigen, die für administrative Aufgaben und Vertriebsleistungen anfallen.
Für die Weiterführung der Kalkulation zum Stundensatz für Freiberufler und Selbständige gehen wir in dieser Rechnung davon aus (und das ist ein optimistischer Ansatz dass nur zwei Drittel Ihrer verfügbaren Stunden produktiv sind, also 66,7 % Ihrer Arbeitszeit. Dann verbleiben von den 17,6 Arbeitstagen nur noch 11,7 produktive Arbeitstage im Monat. Das wirkt sich für Sie in der Kalkulation zum Stundensatz folgendermaßen aus:
Kosten Tagessatz => 6.131 € * : 11,7 Arbeitstage = 524,31 € netto pro Tag
Kosten Stundensatz => 6.131 € : 11,7 Arbeitstage : 8 Stunden = 65,54 € netto pro Stunde
Das hört sich doch schon ganz annehmbar an. Oder?

Ohne Gewinn kein Geschäft!

Ja, Sie vermuten richtig: Das reicht immer noch nicht. Denn in diesem Stundensatz ist noch kein Cent Gewinn enthalten. Gewinn? Wieso Gewinn?

Stundensatz-Regel Nummer 7 für Selbständige und Freiberufler: Jeder Unternehmer, auch der Selbständige oder Freiberufler, braucht einen Gewinn!

Der Gewinn Ihres Unternehmens geht in die so genannten Rücklagen. Diese werden zum Beispiel bei notwendigen Investitionen benötigt. Auch und ganz besonders bei Freiberuflern oder Selbstständigen können mal „Durststrecken“, also Phasen mit einem Auftragsloch, auftreten. Wohl dem, der jetzt Rücklagen gebildet hat. Diese reichen hoffentlich, um die Durststrecke der Akquise bis zum nächsten Auftrag zu überwinden.
Kalkulieren Sie mit einem Gewinn von 15 Prozent. Beachten Sie bitte: Diese 15 Prozent beziehen sich nicht auf die Kosten, sondern auf die Einnahmen, also auf den Umsatz. Wenn wir aber vom Basiswert Kosten ausgehen, dann muss der Stundensatz durch 0,85 dividiert werden. Dann stimmt die Rechnung, und die Kalkulation zum Stundensatz für Selbstständige lautet nun:
Preis Tagessatz => 6.131 € : 11,7 Arbeitstage : 0,85 = 616,49 € pro Tag
Preis Stundensatz => 6.131 € : 11,7 Arbeitstage : 8 Stunden : 0,85 = 77,06 € pro Stunde
Jetzt ist es geschafft. Unsere Kalkulation für Selbständige und Freiberufler bei den obigen Ansätzen ermittelt einen Tagessatz von 616,49 Euro und einen Stundensatz von 77,06 Euro. Immer zuzüglich 19 % Mehrwertsteuer.

Fazit: Ihr Stundensatz als Freiberufler oder Selbständiger muss viele Kriterien berücksichtigen

Hüten Sie sich vor Milchmädchenrechnungen. Sie können nicht einfach das Gehalt eines Angestellten eins zu eins auf Ihre Einnahmen übertragen. Denken Sie bei Ihrer Kalkulation zum Stundensatz immer daran, dass Sie weitaus mehr Kosten zu tragen haben als ein Angestellter. Sozialversicherung, Geschäftsausstattung, Nebenkosten – all dies sind finanzielle Belastungen, die Sie tragen und die sich in Ihrem Stundensatz widerspiegeln müssen. Dazu kommen Krankheits- und Urlaubstage, Zeit für Büroorganisation, Buchhaltung, Akquise, Vertrieb und Marketing. Diese „unproduktiven“ Zeiten können Sie nicht abrechnen, sie müssen daher über einen angemessenen Stundensatz ausgeglichen werden. Kalkulieren Sie in Ihren Stundensatz unbedingt einen Gewinn ein, er ist Ihre Rücklage für auftragsarme Zeiten und Ihr Finanzpolster für Investitionen.

Lesen Sie in Teil 2 zum Einkommen als Selbständiger oder Freiberufler im Dienstleistungsgeschäft: „Was am Ende übrigbleibt – So viel verdienen Sie tatsächlich“